Het is belangrijk om alvorens de ingebruikname van portofoons, duidelijke afspraken of regels te maken over het portofoongebruik. De belangrijkste regel voor juiste portofooncommunicatie is om eerst de spreektoets in te drukken. De spreektoets wordt ook wel de PTT genoemd (Press To Talk). De portofoon heeft een ‘halve tel’ nodig om verbinding te maken. In geval van een portofoonnetwerk kan dit een ‘hele tel’ zijn, voordat er verbinding is met het portofoonnetwerk.

Zorg voor aanvang van de werkzaamheden dat de portofoon voldoende is opgeladen, staat ingeschakeld en het volume niet te zacht of te luid staat. Indien de regels dit voorschrijven of toelaten, kan een testoproep worden gedaan. Om zo een goede werking van de portofoon te garanderen. De afgesproken communicatievorm wordt ook wel etherdiscipline genoemd. Voorbeelden van afspraken over communicatie via portofoon en mobilofoons zijn het eerst noemen van de eigen naam of functie en aansluitend de naam of functie van de persoon voor wie de oproep is bestemd. Voorbeelden hiervan zijn ‘Wim Jansen voor hoofd BHV’ of ‘brandwacht 23 voor centrale post’. Probeer kort en bondig de boodschap of situatie over te brengen en sluit af met ‘over’, zodat de andere kant weet dat het bericht ten einde is. Wanneer de conversatie in zijn geheel is beëindigd, kan worden afgesloten met ‘over en uit’. Voor de ontvanger van de berichten is het belangrijk mee te luisteren, zodat adequaat kan worden gereageerd indien nodig.

Leg in een portofoonplan vast hoe de communicatie dient te verlopen. Behalve in het portofoonplan kunnen functies, kanaal- of oproepnummers in het display worden weergegeven. Indien er geen display op de portofoon zit, kan een sticker of instructiekaart met beknopte informatie een oplossing zijn.

Heeft u nog vragen? Stel ze gerust! Bezoek onze contactpagina voor onze gegevens.